Авансовый отчет и особенности его оформления

Авансовый отчет представляет собой элемент первичного учета, при помощи которого подтверждается трата авансных средств с приложением соответствующей документации.

Такой документ должен заполняться уполномоченным лицом, а предоставляется он непосредственно в бухгалтерию, чтобы была проведена последующая проверка, утверждение со стороны руководителя, а также полное списание всех расходов.

Выдача денежных средств осуществляется через соответствующую кассу организации с кассовым расходным ордером, в котором в обязательном порядке должно присутствовать указание касательно целевого назначения предоставленной суммы. Стоит отметить, что в бухгалтерии должен присутствовать приказ о том, какие лица могут получать подотчетные средства на те или иные хозяйственные расходы. Также данный приказ должен утверждать четкие сроки того, на какой период времени выдается подобная сумма, так как в соответствии с законодательством эти сроки являются неограниченными.

На протяжении последующих трех рабочих дней с момента того, как истекает срок предоставления аванса или же человек возвращается из командировки, он в обязательном порядке должен предоставить авансовый отчет. Документ должен предоставляться в бухгалтерию, и к нему должны прикладываться любые документы, которые подтверждают расходы, после чего осуществляется окончательный расчет. Стоит отметить, что форма должна составляться только в одном экземпляре.

После того, как осуществляется детальная проверка того, насколько все правильно было заполнено, а также оформляются все необходимые оправдательные документы и корректность траты денежной суммы, бухгалтер должен указать то, что документ проверили и утвердили. Теперь им заполняется расписка, после чего он передается обратно тому лицу, которое оформляет отчет. Впоследствии на лицевой части бланка должны проставляться подписи главного бухгалтера и бухгалтера с соответствующими расшифровками.